Annonay Lien vers l'offre d'emploi
Placé sous l'autorité du chef de service Population, l’agent dresse tous les actes de l'état civil, instruit les dossiers de mariages et de PACS. Il délivre, au guichet, les copies d'actes d'état civil, les livrets de famille, divers certificats, et assure l'accueil physique et téléphonique du public. Il instruit les demandes de cartes nationales d'identité et passeports, d'attestations d'accueil et réceptionne les demandes d'inscriptions sur les listes électorales...
Il peut avoir la délégation de signature s’il est titulaire de la fonction publique.
En parallèle, il assurera les missions du vaguemestre en son absence.
Descriptif du poste
Dresser les actes de l'état civil /
• Dresser les actes de l'état civil (actes de naissance, reconnaissance, mariage, PACS, décès, changement de nom, prénom...),
• Tenir les registres (apposition des mentions marginales, établissement des tables annuelles et décennales)
Accueil physique et téléphonique des administrés et traiter leurs demandes :
• Accueillir, informer les usagers et traiter leurs demandes.
• Délivrer les copies d'actes de l'état civil, divers certificats.
• Instruire les demandes d'attestations d'accueil et d’OFII.
• Réceptionner les demandes d'inscription sur les listes électorales.
• Recenser les jeunes à partir de 16 ans.
Gestion du courrier (papier et dématérialisé) :
• Répondre quotidiennement au courrier : délivrance de copies d'actes de l'état civil.
• Secrétariat du service.
Instruction des dossiers de cartes nationales d'identité et des passeports :
• Prendre les rendez-vous en vue d'établir un titre d'identité.
• Informer les administrés des pièces justificatives à fournir, selon leur situation, pour l'établissement de leur pièce d'identité.
• Saisir les dossiers sur le dispositif de recueil et assurer le suivi de ses dossiers
Vaguemestre en remplacement :
• Assurer la gestion de l’acheminement du courrier (A/R) et des divers documents internes, dans le cadre de l’organisation mutualisée.
• Assurer la gestion du courrier pour les partenaires sous conventions ( département, syndicat des 3 rivières..)
Profil recherché
Poste à mi-temps
Travail du lundi au vendredi et le samedi matin (8h-12h) par roulement.
Grande disponibilité demandée en période électorale.
Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableurs) et logiciels métier
Réactivité et autonomie
Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie
Rigueur et organisation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Sens du service public et ses valeurs
Esprit d'équipe et sens relationnel (modalités d'accueil notamment)
