Davézieux Lien vers l'offre d'emploi
CONTEXTE DU POSTE
La direction Relation aux usagers et population (DRUP) a pour mission d’assurer un lien constant entre les usagers et la collectivité. Elle est garante du bon fonctionnement de 2 services (A-B).
A- Le service Population regroupe les questions relatives à l'état civil, la gestion des cimetières communaux, le recensement de la population et le recensement des jeunes, le regroupement familial, les attestations d'accueil.
B- Le service Relation aux usagers est en charge de l'organisation des guichets d’accueil et de l’information au public, du pilotage, de la répartition et du suivi du courrier de la structure mutualisée ainsi que du vaguemestre, de la réservation de salles en interne (mairie et agglo), des élections et de l'organisation du diplôme d'accès aux études universitaires (DAEU).
FINALITÉ DU POSTE
La fonction d'accueil du public est fondamentale pour chaque commune, face à une demande d'information toujours plus large et une législation de plus en plus complexe. Placé(e) sous l'autorité du chef du service de la Relation aux usagers, l'agent chargé(e) d’accueil a pour vocation d'accueillir et renseigner les administrés physiquement et par téléphone. Il/elle est capable d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Il/ elle est en charge d’ouvrir, d'enregistrer et diffuser le courrier dans les services et il/ elle est en charge de la gestion liée à la réservation de salles de réunion en interne.
Par ailleurs il/elle assurera l’intérim du vaguemestre durant ses absences (congés formation, arrêts, etc..) en particulier 3 semaines en août, période pendant laquelle il ne sera pas possible de poser des congés.
Descriptif du poste
Accueil physique et téléphonique des administrés
- Assurer un accueil physique et téléphonique des administrés, en offrant un accueil de 1er niveau
- Saisir les demandes des usagers par le biais de la plateforme en ligne « mes démarches » pour les réclamations ainsi que pour la collecte des encombrants
Transmettre les appels en annonçant les interlocuteurs de manière claire et professionnelle
- Orienter les usagers vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Adopter une tenue correcte et professionnelle
- Veiller à l’aménagement et à l’ornement de l’environnement de travail en prenant en charge la décoration des espaces lors des événements et fêtes
- Venir en renfort d’autres services en cas de besoin (mise sous plis…) après validation du N+1
Gestion des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations
- Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées
Gestion du courrier
- Assurer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier
- Veiller à la gestion efficace et organisée du flux de documents sur le logiciel courrier
Gestion des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations
- Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées
Vaguemestre en remplacement
- Assurer la gestion de l’acheminement du courrier (A/R) et des divers documents internes, dans le cadre de l’organisation mutualisée.
- Assurer la gestion du courrier pour les partenaires sous conventions (département, syndicat des 3 rivières…)
Profil recherché
Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableurs) et logiciels métier
Réactivité et autonomie
Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie
Rigueur et organisation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Sens du service public et ses valeurs
Polyvalence, sens de l'initiative et de l'autonomie
Esprit d'équipe et sens relationnel (modalités d'accueil notamment)
